Kuidas osaleda riigihankel: samm-sammult ettevõttele

1. Leidke sobiv hange

Eesti hanked avaldatakse riigihangete registris (riigihanked.riik.ee), suuremad ka TED-is. Naaberriikidel on oma süsteemid: Lätis EIS ja Leedus CVP IS. Kuidas otsida nii, et midagi kahe silma vahele ei jääks, selgitame juhendis Kuidas leida oma ettevõttele sobivaid riigihankeid.

Enne süvenemist vaadake kolme asja: kas hanke ese vastab sellele, mida te tegelikult teete, kas eeldatav maksumus on teie jaoks mõistlik ja kas tähtajani on piisavalt aega.

2. Lugege dokumendid läbi

Hanketeade on ainult kokkuvõte. Olulisem on hankepass ja selle lisad: tehniline kirjeldus, lepingu projekt, hindamiskriteeriumid ja pakkumuse vormid. Lugege kindlasti läbi lepingu projekt, sest seal on maksetähtajad, leppetrahvid ja vastutus. Need mõjutavad hinda sama palju kui töö ise.

Märkige üles kõik tähtajad: küsimuste esitamise tähtaeg, pakkumuste esitamise tähtaeg ja kellaaeg ning pakkumuse jõusoleku aeg. Juhend Kuidas lugeda hanketeadet ja tähtaegu selgitab, mida teate eri osad tähendavad.

3. Esitage küsimused varakult

Kui midagi on ebaselge või mõni nõue piirab põhjendamatult konkurentsi, küsige hankijalt registri kaudu. Vastused on nähtavad kõigile huvitatud ettevõtjatele. Küsimuste esitamiseks on tähtaeg, mis on pakkumuste tähtajast varasem. Hiljem esitatud küsimusele hankija vastama ei pea.

4. Kontrollige kvalifitseerimistingimusi

Hankija võib nõuda näiteks teatud käivet, varasemaid sarnaseid lepinguid, spetsialistide kvalifikatsiooni või kvaliteedisertifikaati. Kontrollige need enne hinna arvutamist, sest ühe nõude puudumine võib pakkumuse kõrvale jätta.

Kui teil üksi kõiki nõudeid ei ole, saate tugineda teise ettevõtte võimekusele või esitada ühispakkumuse. Rahvusvahelistes hangetes kinnitatakse vastavust tavaliselt Euroopa ühtse hankedokumendiga (ESPD), mis täidetakse registris. Hankija kontrollib ka kõrvaldamise aluseid, näiteks maksuvõlga. Uue korra järgi peab maksukonto olema korras kogu menetluse ajal.

5. Koostage pakkumus

• Kasutage hankija vorme ja vastake igale nõudele selles järjekorras, nagu see on hankepassis.
• Kui hindamisel arvestatakse lisaks hinnale ka kvaliteeti, kirjutage konkreetselt: kes teeb, millal ja kuidas. Üldised tutvustustekstid punkte ei too.
• Arvutage hind kogu lepingu ajaks, sealhulgas leppetrahvide risk ja hinnamuutused, kui lepingus hinna korrigeerimist ei ole.
• Laske kellelgi teisel pakkumus enne esitamist nõuete vastu üle kontrollida.

6. Esitage pakkumus registris

Eesti hangetes esitatakse pakkumus elektrooniliselt riigihangete registris. Sisse saab logida ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID-ga. Ärge jätke esitamist viimasele tunnile: suurte failide üleslaadimine ja allkirjastamine võtab aega ning tähtaja ületanud pakkumust vastu ei võeta. Kuni tähtajani saab esitatud pakkumust muuta või selle tagasi võtta.

7. Pärast tähtaega

Hankija avab pakkumused, kontrollib pakkujate kvalifikatsiooni ja pakkumuste vastavust ning hindab need. Hankija võib küsida selgitusi, millele tuleb vastata määratud ajaks. Otsused tehakse teatavaks registri kaudu. Kui olete otsusega rahul, oodake lepingu sõlmimist. Kui mitte, on teil õigus esitada vaie vaidlustuskomisjonile, mille tähtajad on lühikesed.

Kaotatud hanke järel küsige hindamise selgitust ja vaadake, kes võitis ning millise hinnaga. See on parim sisend järgmiseks pakkumuseks.

Levinumad vead

• Mõni nõutud dokument või vorm puudub või on allkirjastamata.
• Pakkumus esitatakse tingimustega, mida hankija ei lubanud, näiteks muudetud maksetähtajaga.
• Varasemate lepingute tõendid ei vasta nõutud mahule või ajavahemikule.
• Pakkumus jääb hiljaks, sest esitama hakati viimasel minutil.

Esimene samm on alati sama: teada saada sobivast hankest aegsasti. Hangete saadab teile igal tööpäeval kell 7.00 teie valdkonna uued hanked Eestist, Lätist, Leedust, Soomest ja Rootsist. Praegu avatud hankeid näete avatud hangete lehel.